Vælg sprog
Brugervenligt system til vagtplanlægning og bemanding

Vagtplanlægning til større virksomheder

Brugervenligt system til vagtplanlægning og bemanding

Et system til vagtplanlægning samler planlægning, bemanding og ændringer ét sted. I får et samlet overblik over vagter, kompetencer og omkostninger, mens medarbejderne altid har den aktuelle plan på mobilen.

Det reducerer manuelt arbejde, sparer tid og gør planlægningen mere fleksibel. 

Kontakt os Ofte stillede spørgsmål

Det får I med vagtplanlægningssystem fra Intega

TILPASSET JERES BEHOV

Planlæg bemandingen på projekter, afdelinger eller andre enheder med den fleksibilitet, der gør det muligt at sætte løsningen op efter netop jeres virksomhed. Vælg, om vagter og tilgængelige medarbejdere skal vises pr. dag, uge, måned eller efter et selvvalgt datointerval.

OPRET VAGTPLANER UDEN BESVÆR OG SPAR TID

Med innovative genveje minimeres besværet med vagtplanlægning og bemanding. Brug grundplaner, som du gentager over et valgfrit antal uger, og træk og slip vagterne hurtigt og nemt derhen, hvor du vil have dem.

INTET DOBBELTARBEJDE

For dig, der foretrækker at oprette vagtplaner og bemande dem i én og samme visning, findes den smarte visning Bemandingsplaner. Her får du fuldt overblik og kan samtidig nemt gennemføre alle ændringer overskueligt for hele teamet på én gang.

AUTOMATISK BEMANDING

Automatisér mere og lad systemet stå for bemandingen med optimerede vagtplaner. Angiv blot, hvilke kriterier der skal gælde, så udarbejder systemet et forslag, som du enten kan bruge, som det er, eller justere, indtil du er tilfreds.

ALTID VAGTPLANEN LIGE VED HÅNDEN

Slip for papirkopier og konstante spørgsmål om, hvem der arbejder hvornår, når alle medarbejdere har adgang til en opdateret vagtplan direkte på web og mobil.

NØGLETAL TIL BEDRE BESLUTNINGER

Løsningen indeholder en række smarte funktioner til nøgletal og analyse. Alt, hvad du behøver for at optimere bemandingen, bruge dine ressourcer bedre og træffe bedre beslutninger, er kun ét klik væk.

ØNSK OG BYT VAGTER

Lad dine medarbejdere få indflydelse på deres vagter. Med få klik kan du som medarbejder fortælle din leder, hvilke vagter du gerne vil arbejde, eller gøre vagtbytte nemt ved at ansøge om at bytte en vagt med en kollega.

DE RETTE KOMPETENCER PÅ DET RETTE STED

Med smarte visninger og funktioner er det nemt at definere, hvilke kompetencer og færdigheder der kræves for at arbejde på en bestemt opgave – og lade systemet finde den rette medarbejder til jobbet.

VAGTPLANLÆGNING PÅ TVÆRS AF NORDEN

Saml vagtplanlægningen i én fælles standard på tværs af lande. Det giver et stærkt datagrundlag til at sammenligne driftsmønstre og udbrede best practice. 

Vagtplanlægning i Intega

Vagtplanlægning afgør, hvad driften kan sige ja til

Bemandingen er for de fleste organisationer den største omkostningspost og den mest direkte forudsætning for, at driften kan levere. Når planen lægges, bindes en stor del af periodens kapacitet og lønudgifter. Det er også her, det afgøres, om I kan tage den ekstra ordre, holde åbningstiderne eller dække en spidsbelastning uden at købe jer til det med overarbejde.

Derfor er vagtplanlægning sjældent kun en administrativ opgave. Den kobler driftens behov, medarbejdernes kompetencer og økonomiens rammer i én beslutning 

Vagtplanlægning fra behov til opfølgning

Forløbet er det samme, uanset om I planlægger ét skiftehold eller flere hundrede medarbejdere på tværs af lokationer og arbejdstider. Forskellen ligger i, hvor meget der skal håndteres manuelt undervejs, og hvor mange der skal involveres, hver gang noget ændrer sig.

1
 

Kortlæg behovet

Fastlæg, hvor mange der skal på arbejde hvornår, hvilke kompetencer vagterne kræver, og på hvilken enhed der planlægges: afdeling, gruppe, projekt eller kontering.

2
 

Byg planen

Gentag basisskemaet over den periode, planen skal dække, og træk vagterne på plads. Planen kan vises pr. dag, uge, måned eller et selvvalgt datointerval.

3
 

Bemand vagterne

Sæt navne på manuelt, eller lad systemet foreslå en bemanding ud fra jeres kriterier. Kompetencekravene styrer, hvem der kan vælges.

4
 

Del planen, og dæk de åbne vagter

Medarbejderne ser planen online og på mobil. Mangler en vagt at blive dækket, sendes en vagtforespørgsel, som medarbejderne kan acceptere eller afvise i appen.

5
 

Følg op, og juster

Nøgletal for bemandingen viser, hvor planen holdt, og hvor den ikke gjorde. Det gør det lettere at tilpasse planer løbende, når næste periode skal planlægges.

Når planen er lagt, er vagtplanlægning vigtig ved ændringer

Når planen ændrer sig, efter den er lagt

Sygdom, spidsbelastning og en vagt, der skal dækkes samme aften. Planen kan blive rettet mange gange, efter den er lagt. Uden en fælles platform til rettelser koster hver ændring både tid og opfølgning. Samtidig kan der opstå tvivl om, hvilken version der gælder.

Når rettelser laves i et system og slår igennem i realtid, forsvinder tvivlen. Det giver færre huller i bemandingen og effektiviserer planlægningsprocessen.

Medarbejdere og vagtplanlægning

Medarbejdere som en del af planlægningen

Hvornår har jeg fri, kan jeg bytte min vagt, og hvilken plan gælder? Spørgsmålene er små hver for sig, men de lander hurtigt hos lederen, og der bliver nemt flere af dem, især hvis vagtplanen findes i mange versioner.

Med online adgang til vagtplanen via bl.a. mobil og mulighed for at ønske og bytte vagter direkte i løsningen, kan personalet klare en del selv. Det styrker kommunikation, giver en følelse af medbestemmelse og bidrager til et positivt arbejdsmiljø, fastholdelse og en bedre oplevelse.

Kompetencekrav og planlægning i samme løsning

Kompetencekrav og planlægning i samme løsning

Hvem har certifikatet, er oplært til opgaven eller må betjene udstyret? Ligger den viden hos en enkelt planlægger eller i andre systemer, bliver opgaven med bemanding sårbar og tidskrævende, hver gang der sker ændringer eller skal findes en afløser i en fart.

Når kravene er knyttet til opgaven og kompetencerne registreret på medarbejderne, kan enhver besætte vagten korrekt. Det er især afgørende i produktion, logistik, detail og sundhed og pleje, hvor faglige krav afgør, hvem der kan varetage en bestemt vagt.

Vagtplanlægning og overenskomster

Overenskomster og hviletid i vagtplanlægningen

En vagtplan skal holde sig inden for 11 timers hvile i døgnet, et ugentligt fridøgn og 48 timer om ugen i gennemsnit over fire måneder. Oven i det ligger jeres egne overenskomster, som kan fravige reglerne og ofte varierer mellem medarbejdergrupper.

Administreres reglerne manuelt viser konflikterne sig først, når timerne skal behandles. Regler og rammer bør i stedet ligge i systemet og gøre konflikten synlig, mens planen bygges. Vi afdækker jeres aftaler som led i opsætningen.

Med et vagtplansystem fra Intega kan I

 

✔ Planlægge på afdeling, gruppe, projekt eller kontering

✔ Se personaleomkostningerne mod budgettet, før planen sendes ud

✔ Genbruge grundplaner uge efter uge

✔ Lægge planen og bemande den i samme visning

✔ Få et bemandingsforslag ud fra jeres egne kriterier

✔ Knytte kompetencekrav til den enkelte vagt

 

✔ Sende åbne vagter ud og få svar i appen

✔ Give medarbejderne værktøjer til vagtplan, vagtønsker og vagtbytte på mobilen

✔ Følge nøgletal for bemandingen på tværs af enheder

✔ Koble vagtplanlægning og tidsregistrering sammen for enklere administration

✔ Bygge planlægningen på medarbejderdata fra HR

✔ Sende de godkendte timer videre til løn

 

Med et vagtplansystem fra Intega kan I

 

✔ Planlægge på afdeling, gruppe, projekt eller kontering

✔ Se personaleomkostningerne mod budgettet, før planen sendes ud

✔ Genbruge grundplaner uge efter uge

✔ Lægge planen og bemande den i samme visning

✔ Få et bemandingsforslag ud fra jeres egne kriterier

✔ Knytte kompetencekrav til den enkelte vagt

✔ Sende åbne vagter ud og få svar i appen

✔ Give medarbejderne værktøjer til vagtplan, vagtønsker og vagtbytte på mobilen

✔ Følge nøgletal for bemandingen på tværs af enheder

✔ Koble vagtplanlægning og tidsregistrering sammen for enklere administration

✔ Bygge planlægningen på medarbejderdata fra HR

✔ Sende de godkendte timer videre til løn

Sammenhæng på tværs af planlægning, HR, tid og løn

Vagtplanlægning, HR, tid og løn hører til den samme hverdag. Vi kan rådgive jer om, hvor det giver mening at koble processerne sammen.

Tidsregistrering

Integreret tid og planlægning gør det nemt at registrere arbejdstid. I får et klart overblik over de faktiske timer og et solidt grundlag for den videre behandling.

HR-system

Saml medarbejderoplysninger ét sted, så de er tilgængelige på tværs af HR og vagtplanlægning. Fx kompetencer og certifikater er ofte afgørende for optimal bemanding, ikke mindst hvis planer ændres med kort varsel. 

Lønsystem

Lad data fra vagtplanen flyde direkte videre til lønprocessen. En digital sammenhæng mellem planlægning, tid og løn giver færre manuelle trin og et mere præcist grundlag for lønnen.

Ofte stillede spørgsmål

Et system til at bygge, bemande og vedligeholde vagtplaner. Det holder styr på, hvem der arbejder hvornår, hvilke kompetencer en vagt kræver, og hvad bemandingen koster. Modsat manuelle skemaer og regneark arbejder alle i den samme, aktuelle plan.

Vagtplanen skal holde sig inden for 11 timers hvile i døgnet, et ugentligt fridøgn og 48 timer om ugen i gennemsnit over fire måneder. Jeres overenskomster kan fravige reglerne og er ofte forskellige fra gruppe til gruppe. Reglerne bør derfor ligge i systemet, så en konflikt fanges, mens planen bygges, og ikke når timerne skal behandles. Vi afdækker jeres aftaler som led i opsætningen.

Ja. Vagtplanen er tilgængelig online og på mobil, og medarbejderne kan ønske vagter og bytte indbyrdes. Skal en åben vagt dækkes, sender lederen en vagtforespørgsel, som accepteres eller afvises i appen.

Behovet er størst, hvor bemandingen skifter, og hvor kompetencekrav og omkostninger skal gå op i samme plan. Det gælder blandt andet produktion, logistik, detail og sundhed og pleje. Planlægningen kan foregå på enhed, gruppe, kontering eller projekt, for eksempel også på maskine eller produktionsafdeling.

Workforce management er overkategorien for den samlede styring af arbejdskraften, fra planlægning og registrering til opfølgning. Et vagtplansystem dækker planlægnings- og bemandingsdelen og er det sted, arbejdet begynder for de fleste.

Det afhænger af jeres behov og opsætning. Vi giver et realistisk billede af forløbet som led i afdækningen.

Prisen afhænger bl.a. af antal medarbejdere. Kontakt os så vi sammen kan afdække jeres behov og drøfte en løsning.

Planlægningen sættes op på den enhed, der passer til driften, og kan tilpasses, når organisationen ændrer sig. Derfor er det værd at tage stilling til den fremtidige struktur, allerede når løsningen vælges.

Ja. I kan folde løsningen ud på tværs af landegrænser i Norden., og opnår en række fordele bl.a. samlet datagrundlag. 

Klar til at få bedre styr på jeres vagt­plan­lægning?

Uanset om I vil skabe bedre overblik, reducere manuelle arbejdsgange, spar tid og få bedre styr på driften, gøre planlægningen mere fleksibel eller få vagtplanen til at hænge bedre sammen med resten af jeres systemer, hjælper Intega jer med at finde den rigtige løsning. Det giver et samlet overblik for både ledelse og medarbejdere.

Drejer din henvendelse sig om support, kan du finde mere info her

 

Company not found, please select from the options.