Vælg sprog
Digital rejseafregning med Intega

Automatisér registrering, beregninger og kontering, så de samme oplysninger ikke skal håndteres flere gange.

Digital rejseafregning, der sparer tid og skaber sammenhæng

Saml udlæg, kørsel, diæter og firmakort i ét system. Medarbejderen registrerer løbende, lederen kan godkende bilag og afregninger, og data sendes videre til løn og økonomi. Det giver hurtigere afregning, bedre overblik og en mere enkel proces fra registrering til bogføring.

Kontakt os Ofte stillede spørgsmål

Derfor betaler en god rejseafregningsproces sig

smartphone

Nem registrering for medarbejderen

Registrér kvitteringer, kørsel og diæter løbende på mobilen, så afregningen ikke bliver en opgave ved månedsskiftet.
square-check-big

Hurtigere godkendelse

 Saml bilag og afregninger i ét flow, hvor lederen godkender efter faste godkendelsesniveauer, der passer til jeres organisation, så processen ikke går i stå. 
calendar-clock

Bedre styr på udgifterne

Følg rejse- og udlægsomkostninger løbende på afdeling, projekt eller kunde, før de først bliver synlige i bogføringen.
calendar-clock

Sammenhæng med løn og økonomi

Godkendte data kan sendes videre til de relevante løn- og økonomisystemer, så udbetaling og bogføring bygger på det samme grundlag. 
calendar-clock

Styr på regler og politikker

Læg satser, grænser, udgiftstyper og godkendelsesniveauer ind i processen, så rammerne er tydelige fra start.
calendar-clock

Mindre administration og færre manuelle fejl

Kvitteringsdata aflæses automatisk, og diæter, fradrag og godtgørelser beregnes ud fra registreringerne. Det mindsker genindtastning og risikoen for fejl i afregningen. 

Vil I se det i praksis?

Book en demo, og se hvordan en sammenhængende proces for udlæg, kørsel og rejser kan gøre hverdagen lettere for både medarbejdere, ledere og administration.

Book en demo
Bedre flow med rejseafregning

Mere end bilag og kvitteringer

Rejseafregning er en del af et større flow

Rejseafregning begynder hos medarbejderen, men stopper ikke, når bilaget er sendt. Som del af digital bilagshåndtering skal udgiften godkendes, eventuelt udbetales via løn, bogføres korrekt og kunne følges i økonomien.

Når processen hænger sammen, kan de samme data bruges hele vejen i ét samlet workflow. Det reducerer administration, mindsker manuelle fejl og gør udgifterne synlige tidligere, samtidig med at medarbejderen får hurtigere afregning.

Hør om flere fordele

Fra udgift til bogføring

Én sammenhængende proces for rejser og udlæg

Uanset om det gælder en kvittering, kørsel i egen bil, en rejse med diæter eller et køb på firmakort, følger udgiften den samme grundlæggende vej. Jo mere af processen der kan håndteres i ét flow, desto færre manuelle trin, genindtastninger og fejl opstår undervejs.

1
 

Udgiften registreres

Medarbejderen registrerer udlæg, kørsel eller diæter løbende via mobil eller web og tilføjer den nødvendige dokumentation.

2
 

Oplysninger og beregninger håndteres

Udlæg og kørsel registreres løbende, kvitteringsdata kan aflæses automatisk, og korttransaktioner hentes ind, mens relevante satser, diæter og godtgørelser beregnes på baggrund af registreringerne.

3
 

Registreringer godkendes

Lederen får registreringer og bilag samlet ét sted. Godkendelsesniveauer og påmindelser hjælper med at holde processen i gang.

4
 

Data overføres

Godkendte data kan sendes videre til løn og økonomi, så udbetaling, bogføring og eventuel viderefakturering bygger på samme grundlag.

5
 

Forbruget følges

Rapporter og nøgletal giver løbende overblik over udgifter, status og forbrug på tværs af fx afdelinger, projekter og kunder, så I også opnår tidsbesparelser.

Med en løsning til rejseafregning kan I

✓ Registrere udlæg, kørsel og diæter på mobil og web

✓ Fotografere kvitteringer og få relevante oplysninger aflæst automatisk

✓ Importere køb fra firmakort og koble dem til de rigtige bilag

✓ Beregne diæter, fradrag og godtgørelser ud fra registreringerne

✓ Tilpasse satser, grænser og godkendelse til jeres organisation

✓ Kontere udgifter på afdeling, projekt eller kunde fra start

✓ Godkende i flere niveauer og holde processen i gang med påmindelser

✓ Følge udgifter og forbrug på tværs af organisationen

✓ Sende godkendte data videre til løn og økonomi

✓ Håndtere flere valutaer, selskaber og sprog

✓ Koble rejseafregningen til øvrige systemer via integrationer og API

registreringer og udgifter

Læg registreringen tættere på udgiften

Hvis udlæg og kørsel først registreres længe efter, vokser opgaven både for medarbejderen og for dem, der skal kontrollere og bogføre. Manglende bilag, kvitteringer der er sværere at finde, formål der skal huskes, og udgiften bliver synlig sent.

Med registrering på mobilen kan udlægget håndteres, mens det sker. Kvitteringen fotograferes, og kørslen registreres undervejs. Det giver et bedre flow og et mere aktuelt billede af udgifterne. 

to personer holder møde

Få regler og godkendelser ind i processen

Rejseafregning skal både være enkel at bruge og kunne dokumenteres. Derfor giver det værdi, når satser, udgiftstyper, beløbsgrænser og godkendelsesniveauer ligger i selve processen frem for i særskilte vejledninger og manuelle kontroller.

Det gør afvigelser tydelige tidligere og giver godkenderen et bedre grundlag at handle på. Samtidig samles bilag, kørselsoplysninger og godkendelser, så dokumentationen følger afregningen hele vejen.

Lad data arbejde videre

Lad data arbejde videre efter godkendelsen

En godkendt afregning er blot et element i processen. Beløbet skal udbetales, omkostningen skal bogføres, og nogle udgifter skal måske viderefaktureres. Hvis de samme oplysninger tastes igen, opstår der både ekstra arbejde og risiko for fejl.

Når data kan sendes videre til løn og økonomi, fortsætter processen uden unødige stop. Kontering på afdeling, projekt eller kunde kan følge med, og rapportering giver mulighed for at følge forbruget løbende.

Tal med os om rejseafregning

Skal rejseafregning spille sammen med jeres løn og økonomi?

Fortæl os kort om jeres arbejdsgange og systemer, så ser vi på, hvordan processen kan hænge sammen hos jer.

Kontakt os

Rejseafregning på tværs af selskaber og lande

Har I medarbejdere eller selskaber i flere nordiske lande, kan rejseafregningen understøttes på tværs af organisationen. Vi hjælper med at skabe et digitalt setup, der samler registrering, godkendelse, valuta og rapportering og samtidig tager højde for relevante lokale regler og behov.

Rejseafregning i Norden

Bredere sammenhæng

Rejseafregning som en del af den samlede proces

Rejseafregning står sjældent alene. Medarbejderdata, godkendere, arbejdstid, udbetaling og bogføring hænger sammen med andre processer i organisationen. Derfor ser vi på, hvor data med fordel kan deles, så de ikke skal vedligeholdes eller registreres flere steder.

Rejseafregning og lønsystem

Lønsystem

Godtgørelser og udlæg kan indgå i lønprocessen. Når godkendte data sendes videre, reduceres de manuelle trin før udbetaling.

Rejseafregning og tidsregistrering

Tidsregistrering

Tid, kørsel og rejser kan være en del af den samme arbejdsdag. Sammenhæng mellem processerne giver et bedre billede af ressourceforbrug og omkostninger.

Rejseafregning og HR-system

HR-system

Medarbejder-, leder- og organisationsdata bruges på tværs af godkendelser og kontering. Et fælles datagrundlag mindsker behovet for dobbelt vedligeholdelse.

Ofte stillede spørgsmål

Digital rejseafregning samler registrering, dokumentation, godkendelse og videre behandling af udlæg, kørsel og diæter. Formålet er at reducere manuelt arbejde og få de samme data til at følge processen videre til løn og økonomi.

Ja. Medarbejderne kan registrere udlæg og kørsel direkte i appen. Tager man et billede af en kvittering, aflæser appen automatisk oplysningerne og udfylder de relevante felter, så udlægget hurtigt kan registreres.

 

Ja. Oplysninger som dato og beløb kan aflæses fra en fotograferet kvittering og placeres direkte i afregningen, så behovet for manuel dataindtastning reduceres.

Kørsel kan registreres direkte i appen med GPS, så tid og. Kørselsjournalen understøtter både firmabil og privat bil, og godtgørelsen beregnes ud fra de registrerede oplysninger. 

Diæter og godtgørelser kan beregnes ud fra rejsens datoer og tidspunkter, og processen kan tage højde for relevante fradrag og satser.

 Ja. Korttransaktioner kan importeres direkte i afregningen, og private køb kan markeres, så de holdes adskilt. 

Ja. Udgiftstyper, satser, beløbsgrænser og godkendelsesniveauer kan sættes op efter jeres rammer, så afvigelser bliver synlige i processen, og arbejdet sker i overensstemmelse med interne retningslinjer.

Godkendte afregninger kan overføres, så data kan bruges videre til udbetaling, bogføring og eventuel viderefakturering uden unødige genindtastninger.

Ja, vi kan godt hjælpe med en løsning, der understøtter rejseafregning på tværs af de nordiske lande. Det konkrete behov afhænger blandt andet af selskabsstruktur, valutaer, lokale regler og de øvrige systemer, der skal spille sammen.

Prisen afhænger af jeres behov, så kontakt os for en konkret vurdering af jeres setup.

Tag udgangspunkt i jeres arbejdsgange: hvor mange der afregner, om I bruger firmakort, hvordan kørsel og diæter håndteres, og hvordan data skal videre til løn og økonomi. Vi hjælper med at strukturere behovet og finde det setup, der passer bedst.

Klar til at få rejseafregningen til at hænge bedre sammen?

Uanset om målet er mindre administration, hurtigere afregning, bedre styr på udgifterne eller en tættere sammenhæng med løn og økonomi, hjælper vi jer med at finde det setup, der passer til jeres processer og systemer.

Fortæl os kort om jeres behov i formularen. Så tager vi en dialog om, hvordan rejseafregning kan understøtte jeres hverdag.

Drejer din henvendelse sig om support, kan du finde mere info her

 

Company not found, please select from the options.