Inddrag HR fra start – og styrk bundlinjen

Udskiftningen blandt medarbejderne havde været høj i tre år, da Lisbet Steen blev bedt om at redegøre for fastholdelsen på et bestyrelsesmøde. Bestyrelsesformanden ville vide, hvad hun mente var årsagen.

Som HR-direktør havde hun løbende gjort opmærksom på problemet. Virksomheden havde gentagne gange skiftet administrerende direktør, og også andre poster i topledelsen havde skiftet hænder. For Lisbet Steen var sammenhængen tydelig.

”Udskiftning i den øverste ledelse afføder ofte udskiftninger i de næste lag – og de mange udskiftninger kan resultere i handlingslammelse i organisationen. Den nye chef skal have tid til at lande og have et nyt hold på plads. Imens sidder organisationen og venter, utrygheden kan vokse – og man risikerer at endnu flere vælger at forlade virksomheden,” siger Lisbet Steen, i dag HR-konsulent og coach i Steen HR.

Hun har som HR-direktør haft plads i direktionen, men sjældent deltaget i bestyrelsesmøderne. Her er interessen for organisationen ifølge hendes erfaring ofte på bagkant, når en krise allerede er opstået.

Et større mandat handler derfor for hende om at få HR’s viden med før de svære beslutninger bliver truffet og problemerne bliver for store. Hvad betyder endnu et direktørskifte for organisationen? Og har vi organisationen på plads og kompetencerne til at gennemføre den strategi, ledelsen er ved at lægge?

Argumenterne skal ifølge Lisbet Steen være mere konkrete. En lav trivselsscore fortæller, at noget kræver opmærksomhed. Men ledelsen skal kunne se, hvad virksomheden risikerer økonomisk ved at lade stå til.

Vi er for dårlige til at blive konkrete på, hvorfor vi gør noget, hvad vi får ud af det, eller hvad det risikerer at koste os, hvis vi ikke gør noget – i rigtige beløb,” siger hun.

Hun bruger en tænkt kundeserviceafdeling med seks medarbejdere som eksempel. Hvis tre mistrives og forlader afdelingen samtidigt, skal virksomheden betale for rekruttering og oplæring. Men regnestykket omfatter også lederens og kollegernes tid, tabt erfaring, dårligere kundeservice og risikoen for at overbelaste de tilbageværende.

”De har så meget indsigt. De ved, hvem der gør hvad og hvornår. Alt det kan du risikere at miste, og det koster langt mere end konkret at rekruttere tre mennesker,” siger Lisbet Steen.

Med medarbejderne forsvinder måske kendskabet til kunder og leverandører. Det kan betyde langsommere svar og forsinkede leverancer. Hendes opfordring er at få de afledte omkostninger med i vurderingen, så ledelsen får et bedre grundlag at træffe beslutninger på.

Den viden skal HR bruge til at påvirke organiseringen af arbejdet. Lisbet Steen anbefaler at undersøge, hvilke funktioner der er kritiske, og hvor meget viden der er samlet hos ganske få personer.

”Robusthed betyder, at hvis der er nogle kritiske funktioner, så er der mere end én, der kan dem. Jobbet er beskrevet godt, og der er andre, man kan tage ind, hvis nogen er syge,” siger hun.

For HR-chefen, der vil styrke sit mandat, er Lisbets råd at vælge én udfordring og arbejde den igennem. Er fastholdelsen problemet, så undersøg hvem der forlader virksomheden, hvornår og hvorfor. Vælg en indsats og følg udviklingen.

”Man kan ikke gøre alting samtidig. Vælg noget ud, gør det ordentligt, og gør det færdigt. Hvis man måler noget, kan man se, når man flytter sig,” siger Lisbet Steen.

AI er et aktuelt eksempel på, hvor HR’s indsigt bør have vægt. Automatiserer virksomheden praktikanternes og traineernes opgaver, kan der være en umiddelbar besparelse. Men stillingerne kan samtidig være en vigtig vej til senere roller i virksomheden.

”Fra de her jobs rekrutterer vi rigtig mange ind i organisationen, som lykkes godt senere. Hvis du fjerner alle de job, hvor har du så en rekrutteringsbase til fremtiden?” spørger Lisbet Steen.

Hun foreslår at drøfte to-tre scenarier og afprøve ændringer i en del af organisationen. HR skal have konsekvenserne for kompetencer og rekruttering med i vurderingen, mens ledelsen overvejer mulighederne.

”Jeg håber, at hensynet til organisationen bliver en naturlig del af de overvejelser, man har, inden man sætter to streger under beslutningen. Der er mange virksomheder, der bruger meget krudt på at rydde op efter sig selv,” siger Lisbet Steen.

”Det kunne have været undgået, hvis HR var inviteret med om beslutningsbordet tidligere.”