Gode integrationer kræver mere end god software

Integrationen mellem to softwaresystemer ser på papiret enkelt ud. Data skal flyttes sikkert fra ét system til et andet på det rigtige tidspunkt. Men i virkeligheden er det sjældent teknikken alene, der afgør, om integrationen bliver en succes.

Når HR-data skal blive til for eksempel korrekt løn, er det ikke bare to systemer, der skal finde sammen. Det er også forskellige processer, fagligheder og måder at arbejde på.

Det er netop dér, det gode samarbejde mellem leverandørerne bliver afgørende, mener Maybritt Toft fra Intega.

”For os som leverandører bliver et samarbejde frugtbart, når vi kan hjælpe hinanden med at opnå det, kunden ønsker. Vi kommer med hver vores værktøjskasse, men det afgørende er at møde kunden i øjenhøjde og forstå behovet,” siger hun.

For nylig har Intega og CatalystOne implementeret en integration hos en fælles kunde, og det er ambitionen og hensigten, at de fremadrettet skal levere integrationer hos flere organisationer.

To systemer er den lette del

CatalystOne leverer en HR-platform, der understøtter HR-data og HR-processer, mens Intega ud over løn også leverer blandt andet HRM-software. De to virksomheder har flere snitflader, og i den nyligt afsluttede integration er grundlæggende HR-data blandt andet bundet sammen med Intega Løn.

Data, der bliver registreret i HR-systemet i forbindelse med for eksempel en ansættelse eller ændringer i medarbejderens vilkår, kan senere benyttes direkte i lønkørslen.

Derfor er der en oplagt gevinst i at lade data bevæge sig automatisk mellem systemerne frem for at blive indtastet og kontrolleret manuelt flere steder.

Virksomheder har forskellige aftaler, tillæg, ansættelsesformer og interne processer. Derfor handler en velfungerende integration ikke kun om at forbinde to systemer, men også om at sikre, at data og processer er sat rigtigt op til den enkelte organisation.

”Det unikke ved samarbejdet mellem Intega og CatalystOne er, at vi har sat os sammen og bygget en forbindelse som håndterer det grundlæggende. Derved sikres, at tiden bruges på de virksomhedsspecifikke løndele, som bygges ovenpå. Samtidig sikrer vi, at brugeren allerede i indtastningsøjeblikket i stort omfang kun kan vælge ‘gyldige kombinationer af data’. Derved spares tid med at kontrollere, identificere og rette datafejl senere i processen, f.eks. lige op mod en lønkørsel,” mener Jan Lisby, der er HCM Solution Consultant/Consultant Manager hos CatalystOne.

Integrationen ændrer arbejdsgange

Det menneskelige perspektiv bliver særligt tydeligt, når en ny integration bliver testet og sat i drift. Teknikken skal være på plads, så de rigtige data kommer korrekt videre til lønsystemet. Men for Maybritt Toft er det kun den ene halvdel af testen. Den anden halvdel af testen handler om den lønmedarbejder, der skal arbejde med løsningen bagefter.

”En lønmedarbejder kan være vant til selv at modtage, kontrollere og indtaste bestemte oplysninger. Når de oplysninger pludselig kommer automatisk fra et HR-system, ændrer det arbejdsgangen. Det kan skabe usikkerhed, hvor man spørger sig selv, om man kan stole på data, når jeg ikke længere selv ser det hele,” pointerer hun. Den tryghed bliver ikke skabt med en teknisk specifikation.

Derfor er det vigtigt at forstå kundens eksisterende processer og de medarbejdere, der skal arbejde med integrationen i hverdagen. På den måde handler implementeringen ikke kun om, at data bevæger sig korrekt mellem systemerne, men også om, at integrationen understøtter den måde, kunden arbejder på. Ved at teste faktiske situationer kan parterne både kontrollere teknikken og skabe forståelse for den nye måde at arbejde på.

Kunden skal ikke være projektleder

Et andet afgørende element for integrationssucces er at tage ansvaret, når noget ikke fungerer. For kunden er det sjældent interessant, om en fejl teknisk set ligger i HR-systemet, lønsystemet eller forbindelsen mellem dem. Kunden har brug for, at problemet bliver løst.

Derfor bør kunden heller ikke ende som mellemmand, der bliver sendt frem og tilbage mellem to leverandører. Integrationerne overvåges og supporteres løbende som en del af den daglige drift, så der sikres en stabil og korrekt overførsel af data mellem de to systemer. Kunden involveres, når det er nødvendigt for opgaven.

”Udfordringer i et projekt kan ikke altid undgås. Det afgørende er, hvordan parterne reagerer, når det opstår. Her bliver relationen mellem leverandørerne og kunden lige så vigtig som den tekniske arkitektur,” mener Jan Lisby.

Når virksomheder får styr på datakvaliteten og de grundlæggende processer, får de ifølge Jan Lisby et bedre fundament for at bruge deres HR- og løndata mere strategisk. Samtidig kan færre manuelle processer frigive tid, så HR kan fokusere mere på de opgaver og initiativer, der skaber værdi for forretningen.

Mennesker får teknologi til at virke

Virksomheders systemlandskaber bliver mere komplekse og specialiserede i disse år, og stadig flere løsninger skal fungere på tværs af leverandører.

”I takt med at integrationer bliver rullet ud flere steder, er det forventningen, at processer i fremtiden bliver mere smidige. Hver enkelt virksomhed er selvfølgelig unik, men der er alligevel også kendetegn, som vi kan trække på ved hver integration,” siger Maybritt Toft.

Jan Lisby supplerer: ”En god integration handler i sidste ende ikke kun om, at data kan flyttes mellem to systemer. Den skal fungere i kundens processer og hverdag. Det kræver den rigtige teknologi, de rigtige mennesker og et klart ansvar mellem parterne. For det handler om, at mennesker lykkes med digitalisering – ikke omvendt”.

Om Jan Lisby

Jan Lisby er Consultant Manager og HCM (Human Capital Management) Solution Consultant hos CatalystOne Solutions. Som tidligere HR-chef i Vestjysk Bank og seniorkonsulent hos Azets har han bred erfaring med HR, rådgivning og HR-teknologi. I dag hjælper han organisationer med at skabe sammenhæng mellem HR-processer, medarbejderdata og digitale løsninger, så HR-platformen understøtter både HR-funktionen, ledelsen og forretningen.

Om Maybritt Toft

Maybritt Toft er Team Manager i Intega og arbejder tæt på kunderne med rådgivning og implementering af HR- og lønsoftware. Med mange års erfaring som ejerleder, konsulent og bestyrelsesmedlem kombinerer hun forretningsforståelse med blik for de mennesker, der skal bruge løsningerne i hverdagen. Hun møder kunderne i øjenhøjde og tager afsæt i deres behov, så de kommer godt fra start og får værdi af deres software. Hun motiveres af udvikling og fremdrift og af at hjælpe virksomheder med at omsætte visioner og strategier til resultater med medarbejdernes trivsel for øje.